V dnešnom rýchlom svete je multitasking často vnímaný ako dôležitá schopnosť. Odpovedáme na e-maily počas meetingov, popritom kontrolujeme notifikácie a snažíme sa stihnúť viac vecí naraz. Na prvý pohľad to vyzerá efektívne. Realita je však presne opačná… multitasking môže znížiť produktivitu až o 40 %.

Riadiť energiu je dôležitejšie než len riadiť čas

„Ľudia prirodzene prechádzajú obdobiami vyššej a nižšej výkonnosti, pričom sa mení ich schopnosť sústrediť sa,“ vysvetľuje Dr. Melissa Gratias, koučka a odborníčka na produktivitu na pracovisku. Tieto výkyvy sú úplne prirodzené a súvisia s biologickými rytmami nášho tela.

S vedou sa súperiť nedá. Namiesto toho, aby ste sa snažili prekonať únavu ďalšou šálkou kávy, je oveľa rozumnejšie všímať si, kedy počas dňa máte najviac energie.

Skúste si aspoň jeden až dva týždne zapisovať, ako sa počas dňa cítite. Jeden deň na odhalenie vzorcov nestačí. Postupne si začnete všímať svoje „zlaté hodiny“, teda momenty, keď ste najviac sústredení, kreatívni a prirodzene v tempe.

Keď tieto momenty spoznáte, dokážete si prácu rozložiť oveľa efektívnejšie. Náročné, kreatívne alebo hlboké úlohy si naplánujte na čas, keď ste v najlepšej forme. Jednoduchšie a rutinné úlohy si nechajte na chvíle, keď energia prirodzene klesá.

Najväčší nepriatelia produktivity

Každá notifikácia, nový email či rýchla kontrola sociálnych sietí nás vytrhne zo sústredenia. A časté prerušovanie práce nám bráni dostať sa do hlbšieho pracovného tempa.

Mozog potrebuje čas, aby sa dostal do hlbokého sústredenia, a každé vyrušenie tento proces prerušuje.

Medzi ďalšie časté problémy patria:

  • multitasking
  • zlé plánovanie času
  • odkladanie úloh (prokrastinácia)
  • nedostatok oddychu
Tichý stres: Prečo sa cítime vyčerpaní, aj keď „nič nerobíme“

Doprajte si prestávku (alebo hneď niekoľko)

Je lákavé myslieť si, že čím viac času strávime za pracovným stolom, tým viac toho stihneme. Výskumy však ukazujú presný opak – pravidelné prestávky môžu produktivitu výrazne zvýšiť.

Ak máte tendenciu úplne sa ponoriť do práce a zabudnúť na oddych, pomôcť vám môže technika riadenia času, napríklad Pomodoro. Tá funguje jednoducho: po každých 25 minútach sústredenej práce si doprajete krátku, približne päťminútovú pauzu.

Aby ste z krátkej prestávky vyťažili maximum, skúste sa nadýchať čerstvého vzduchu. Aj krátka prechádzka vonku alebo pár minút v prírode dokáže zmierniť mentálnu únavu, vyčistiť hlavu a vrátiť vás späť k práci s novou energiou.

Multitasking a ilúzia efektivity

Mnohí ľudia majú pocit, že ak robia viac vecí naraz, sú produktívnejší. V skutočnosti ide o ilúziu efektivity. Úlohy síce začíname a prerušujeme rýchlo, no ich dokončenie trvá dlhšie a výsledná kvalita je nižšia.

Napríklad písanie správy počas pracovného hovoru alebo učenie sa s otvorenými sociálnymi sieťami vedie k tomu, že informácie si pamätáme horšie a potrebujeme viac času na ich spracovanie.

Dopad na pracovný výkon a psychiku

Dlhodobý multitasking nemá vplyv len na výkon, ale aj na psychickú pohodu. Neustále prepínanie pozornosti zvyšuje hladinu stresu, znižuje schopnosť hlbokého sústredenia a môže prispieť k pocitu vyhorenia.

V pracovnom prostredí sa to prejavuje:

  • nižšou koncentráciou
  • menšou kreativitou
  • pocitom, že „nič nestíhame“, aj keď pracujeme celý deň
Vedeli ste, že „Gen Z“ často uprednostňuje hodnoty firmy pred platom? 

Ako pracovať efektívnejšie bez multitaskingu?

Dobrou správou je, že produktivitu môžeme výrazne zvýšiť jednoduchými zmenami v spôsobe práce:

  • Monotasking. Sústreďte sa vždy len na jednu úlohu.
  • Časové bloky. Vyhraďte si konkrétny čas na e-maily, prácu či oddych.
  • Minimalizácia rušivých vplyvov. Vypnite notifikácie, zavrite zbytočné karty.
  • Pravidelné prestávky. Krátky oddych zvyšuje schopnosť sústredenia.

Vylaďte si pracovný priestor

Pre každého môže ideálny pracovný kútik vyzerať inak, no existuje niekoľko univerzálnych tipov, ktoré fungujú takmer vždy:

  • Investujte do ergonomických doplnkov, ako je kvalitná stolička, podsedák alebo opierka na zápästia. Vaše telo sa vám poďakuje.
  • Umiestnite pracovný stôl k oknu. Prirodzené svetlo má pozitívny vplyv na výkon aj náladu.
  • Pridajte do priestoru rastlinu. Štúdie ukazujú, že ľudia, ktorí majú v blízkosti zeleň, reagujú rýchlejšie a sú mentálne sviežejší.
  • Zjednodušte si procesy. Používanie správcu hesiel, šablón alebo centrálneho nástroja na riadenie projektov vám ušetrí čas a energiu, ktorú môžete venovať skutočnej práci.

Menej naraz znamená viac hotového

Multitasking síce pôsobí moderne a efektívne, no v praxi nás oberá o čas, energiu a kvalitu práce. Ak chceme dosahovať lepšie výsledky, cítiť sa menej preťažení a pracovať udržateľne, riešením nie je robiť viac vecí naraz, ale robiť jednu vec poriadne.

Text: RedakciaVdobrom.sk, atlassian.com, sciencefocus.com

Obrázky: Shutterstock